Winterdienst Ausschreibung NRW – Worauf Kommunen achten sollten

Wenn eine Kommune in Nordrhein-Westfalen eine Winterdienst Ausschreibung NRW plant, steht sie vor vielen wichtigen Entscheidungen. Denn eine gute Ausschreibung sorgt dafür, dass Straßen und Wege im Winter effizient geräumt und gestreut werden. Gleichzeitig müssen öffentliche Mittel wirtschaftlich eingesetzt und rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf Sie als Vergabestelle besonders achten sollten – damit der Winterdienst reibungslos funktioniert und die Kommune gut aufgestellt ist.

Warum eine strukturierte Ausschreibung für den Winterdienst wichtig ist

Ein sauber vorbereitetes Vergabeverfahren hilft dabei, dass die Leistungen korrekt erbracht werden. Wenn Kommunen frühzeitig definieren, was genau gebraucht wird – von Schneeräumung über Glätte­beseitigung bis zur Streu­logistik – lassen sich Nachträge und Konflikte vermeiden. Außerdem sorgt eine klare Vorgabe von Fristen und Qualitätsanforderungen für höhere Verlässlichkeit.

Zudem ist eine transparente Ausschreibung wichtig, um Wettbewerbs­fähigkeit zu fördern und Preis­qualität sicherzustellen. Öffentliche Auftraggeber müssen nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und der richtigen Verwendung von Steuergeldern handeln. Eine gute Vorbereitung stärkt sowohl die Kommune als auch die Anbieter.

Rechtlicher Rahmen im Überblick

Bei Ausschreibungen in NRW gelten bestimmte gesetzliche Vorgaben. Es gilt, je nach Schwellenwert, das Vergaberecht (z. B. § Beiträge im Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen) zu beachten. Laut der Kommunal Agentur NRWgibt es Beratung zur kommunalen Beschaffung u. a. bei Dienst­leistungen.  

Ebenso sind Dienst­leistungen wie Winter­dienst rechtzeitig über geeignete Portale auszuschreiben: etwa die Ausschreibungsplattform Deutschland. Für Kommunen heißt dies: Sie müssen prüfen, ob es sich um eine nationale oder EU-weite Ausschreibung handelt, welche Dokumente nötig sind, und wie Fristen gesetzt werden. Eine fehlerhafte Durchführung kann spätere Recht­mäßigkeit in Frage stellen oder zur Nachprüfung durch Bieter führen.

Leistungsbeschreibung für Winterdienste: Was muss definiert werden?

Eine sorgfältige Leistungsbeschreibung ist das Herzstück. Folgende Punkte sollte die Kommune klar beschreiben:

• Räum- und Streuleistungen: Welche Flächen (Straßen, Gehwege, Plätze) gehören zum Leistungsumfang? Wie viele Touren sind vorgesehen, welche Prioritäten gelten (z. B. Hauptverkehrsachsen, Schulwege)?
• Zeitfenster und Reaktionszeiten: Ab wann ist der Dienst aktiv? Welche Reaktionszeit gilt bei Schnee­fall oder Glätte? Wird Nacht- oder Wochenend­dienst verlangt?
• Materialien und Technik: Welches Streu­material darf eingesetzt werden (z. B. Splitt, Salz, Splitt-Salz-Mischung)? Wie sieht die Fahrzeug- und Gerä­teausstattung aus? Wird GPS-Dokumentation gefordert?
• Qualitätskriterien: Welche Mindest­anforderungen gelten? Gibt es Jahres­frist­verträge oder Abruf­bereit­schaften? Wird Nachweis geführt über Leistungen (z. B. Dokumentation von Räumfahrten)?
• Umfeld­bedingungen: Gibt es besondere Anforderungen für Zonen mit hohem Verkehrs­aufkommen, Bus‐ oder Bahn­anschluss, Fahrrad­wege oder Fuß­gänger­zonen? Soll auch Schneemassentransport vorgesehen sein?

Wenn diese Punkte präzise formuliert sind, entstehen klare Erwartungen und die Angebote lassen sich objektiv vergleichen.

Vergabeformen & Vertragslaufzeiten

Kommunen können verschiedene Vergabe­formen wählen: etwa ein offenes Verfahren, ein Teilnahmewett­bewerb oder eine Konzession. Entscheidend ist, ob es sich um Dienst­-leistungen zur wiederkehrenden Leistung handelt – wie bei einem Winter­dienst­vertrag. Dabei sollte auch die Laufzeit sinnvoll gewählt werden.

Eine mehrjährige Vertrags­laufzeit (z. B. 3–5 Jahre) bietet Planungssicherheit für Kommune und Dienstleister. Gleichzeitig sollte eine Option zur Früher­kündigung bestehen, falls Leistungsmängel auftreten oder sich Rahmen­bedingungen ändern (z. B. Klimawandel, Einsatz neuer Technologien).

Auch Rahmenverträge (saisonale Abrufe) sind praktikabel: So kann die Kommune beispielsweise Rahmen­vereinbarungen mit einem Dienstleister abschließen und dann je Saison abrufen. Wichtig ist, dass Fristen und Konditionen vorab klar geregelt sind.

Eignungs- und Zuschlagskriterien

Bei der Auswahl des Bieters sollte die Kommune objektive Kriterien definieren. Empfehlenswerte Kategorien:

• Eignung: Firmen müssen Nachweise erbringen zu Erfahrung, Mitarbeiterzahl, Maschinen­ausstattung, ggf. Referenz­projekten. Als hilfreich gilt etwa eine Präqualifikation. (Ihk Amtliches Verzeichnis)
• Zuschlag: Kriterien könnten Preis, Qualität, Umwelt­aspekte oder Service­indikatoren sein. Wichtig: Die Gewichtung muss transparent sein.
• Nachhaltigkeit & Umwelt: Im Sinne kommunaler Verantwortung kann festgelegt werden, dass Materialien umwelt­verträglich sind. 
• Dokumentation & Reporting: Wird vom Dienstleister Reporting verlangt (z. B. Winterereignis­berichte, Zeit­nachweise, Materialverbrauch)? Dann zählt dies bei der Bewertung mit.

Tipp für Kommunen: Achten Sie bei der Auswahl des Dienstleisters auf zertifizierte Qualitäts- und Umweltstandards.

Wir von winterdienst.nrw arbeiten nach dem Qualitätsmanagement-System nach ISO 9001 und Umweltmanagement-System nach ISO 14001.

Diese Zertifizierungen stehen für verlässliche Prozesse, transparente Abläufe und nachhaltiges Handeln – wichtige Merkmale für Kommunen, die Wert auf rechtssichere und ökologische Vergaben legen.

Risiken und typische Fehlerquellen bei der Vergabe von Winterdienstaufträgen

Fuhrparknachweis und Vor-Ort-Prüfung – Wie Kommunen Risiken vermeiden können

In der Praxis kommt es leider häufig vor, dass Kommunen Winterdienstaufträge an Firmen vergeben, ohne deren tatsächliche Leistungsfähigkeit oder Fuhrparkstruktur zu überprüfen.

Erst nach Vertragsbeginn stellt sich dann heraus, dass der beauftragte Dienstleister über keine oder nur sehr wenige eigene Fahrzeuge verfügt.

Einige Anbieter besitzen lediglich ein bis zwei Räumfahrzeuge, setzen diese als “Referenz“ ein und übernehmen anschließend hunderte von Objekten – oft innerhalb einer einzigen Nacht.

Dieses Vorgehen ist für die Kommune hochriskant und gefährdet sowohl die Verkehrssicherheit als auch die Vertragserfüllung.

Hauptproblem:

Aufgrund des Preisdrucks werden bei Ausschreibungen häufig qualitative Kriterien vernachlässigt. Der günstigste Anbieter erhält den Zuschlag, obwohl er weder über eine ausreichende Fahrzeugflotte noch über eigenes Betriebsgelände verfügt.

Die Kontrolle erfolgt – wenn überhaupt – erst nach dem ersten Schneefall, wenn es bereits zu spät ist.

Um solche Situationen zu vermeiden, sollten Kommunen im Rahmen der Ausschreibung verbindliche Nachweise und Prüfmechanismen einführen:

Fuhrparknachweis (Pflichtangabe):

Jeder Bieter muss eine detaillierte Liste seiner verfügbaren Fahrzeuge und Geräte vorlegen – inklusive Typ, Baujahr, Kennzeichen, technischer Ausstattung (Räumschild, Streugerät etc.) und Nachweis des Wartungszustands.

Angebote ohne vollständigen Fuhrparknachweis sollten ausgeschlossen werden.

Mindestflottengröße und Ersatzfahrzeuge:

Je nach Leistungsumfang ist eine Mindestanzahl an Einsatz- und Ersatzfahrzeugen festzulegen.

Der Bieter muss nachweisen, dass bei Ausfall einzelner Maschinen innerhalb weniger Stunden Ersatz gestellt werden kann.

Betriebsflächen & Lagerstandorte:

Nachweis, dass geeignete Betriebsflächen und Materiallager vorhanden sind.

Anbieter ohne eigene Infrastruktur sollten nicht berücksichtigt werden.

Einsatzplanung & Reporting:

Vorlage einer Tourenplanung inklusive Personal- und Materialeinsatz.

Verpflichtung zur Dokumentation aller Einsätze sowie täglichen Berichten an die Kommune.

Vor-Ort-Termin als verpflichtender Bestandteil der Vergabe

Nach unserer Erfahrung ist eine Vor-Ort-Prüfung vor der Zuschlagserteilung unverzichtbar.

Nur so kann die Kommune sicherstellen, dass der Anbieter tatsächlich über die angegebene Ausrüstung, Infrastruktur und Kapazität verfügt.

In den letzten Jahren haben wir mehrfach beobachtet, dass Vergabestellen Aufträge an Firmen vergeben, die weder einen eigenen Fuhrpark noch ein Betriebsgelände besitzen.

Solche Anbieter übernehmen dann Objekte weit über ihre Kapazität hinaus – was regelmäßig zu Beschwerden, Nachbesserungen oder sogar Vertragsauflösungen führt.

Empfehlung:

Vor Zuschlagserteilung erfolgt eine verbindliche Vor-Ort-Prüfung des Fuhrparks und der Betriebsflächen des Bieters.

Die Teilnahme an diesem Termin ist Voraussetzung für die Zuschlagsfähigkeit.

Firmen, die diesen Nachweis nicht erbringen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.“

Gerade in Ausschreibungen, die stark preisgetrieben sind, dürfen technische, organisatorische und sicherheitsrelevante Kriterien nicht übergangen werden.

Ein verpflichtender Vor-Ort-Termin hilft, unrealistische Angebote frühzeitig zu erkennen und sorgt dafür, dass die Kommune im Winter auf zuverlässige Partner setzen kann.

Wenn Kommunen beim Vergabeprozess nicht sorgfältig vorgehen, könnten Risiken entstehen:

• Unvollständige oder unklare Leistungs­beschreibung → Bieter liefern unterschiedliche Leistungspakete, Vergleich wird schwer.
• Fehlende Fristen oder unzureichende Dokumentation → Kann zu Beschwerden oder Rechts­sicherheits­problemen führen.
• Falsche Bewertungskriterien oder versteckte Mindest­anforderungen → Kann den Wettbewerb verzerren oder zu Nachprüfungen führen.
• Budgetüberschreitungen oder unklare Kostenzuordnung → Öffentliche Mittel könnten ineffizient verwendet werden.

Durch vorausschauende Planung und die Einbeziehung interner (z. B. Bauhof, Straßenamt) oder externer Beratung kann eine Kommune diese Risiken deutlich senken.

Praxis-Checkliste für Kommunen

Damit Ausschreibungen für Winterdienstaufträge reibungslos gelingen, hier eine kompakte Checkliste aus der Praxis:

1. Analyse der aktuellen Winterdienst-Situation (Flächen­umfang, vergangene Leistungserfahrungen, Kosten).
2. Erstellung einer klaren Leistungsbeschreibung einschließlich Touren, Reaktionszeiten, Materialien, Sonderflächen.
3. Festlegung von Vertrags­dauer (z. B. Rahmenvertrag, Saisonvertrag).
4. Definition von Eignungs- und Zuschlagskriterien mit transparenter Gewichtung.
5. Bei Bedarf; Veröffentlichung der Ausschreibung auf einem geeigneten Portal (z. B. über das Portal für NRW-Vergaben).  
6. Durchführung eines Bieter­dialogs oder -frage­verfahrens zur Klarstellung.
7. Angebots­vergleich und Zuschlagserteilung mit Dokumentation.
8. Vertrags­management: Steuerung der Leistung, Reporting, Evaluierung nach Saisonende.
9. Anpassung des Vertrags in Folge­jahren bei geänderten Rahmenbedingungen.

Diese Schritte helfen Kommunen dabei, effizienter, sicherer und kostengünstiger zu agieren.

Digitalisierung und Dokumentation im Winterdienst

Moderne Technologien gewinnen zunehmend an Bedeutung – auch bei der Ausschreibung und Durchführung des Winterdienstes. GPS-gestützte Erfassung von Räum- und Streuarbeiten ermöglicht Transparenz gegenüber Kommune und Öffentlichkeit. Ebenso kann durch digitale Plattformen die Kommunikation mit dem Dienstleister verbessert werden 

Für die Ausschreibung bedeutet das: Es kann sinnvoll sein, digitale Anforderungen zu formulieren (z. B. Datenübermittlung, Nachweisführung, Monitoring). Damit wird neben der reinen Leistung auch die Daten­qualität bewertet. Durch gute Dokumentation lassen sich Leistungen nachweisen und Verbesserungen ableiten – etwa bei Touren­optimierung oder Materialverbrauch.

Umweltaspekte & Nachhaltigkeit bei der Auftragsvergabe berücksichtigen

Kommunen stehen zunehmend vor der Herausforderung, Umwelt- und Nachhaltigskeitsziele umzusetzen – auch im Winterdienst. In der Ausschreibung kann deshalb geregelt werden:

• Einsatz von Materialien mit geringerer Umwelt­belastung (z. B. alternative Streumittel).
• Fahrzeuge mit geringeren Emissionen oder alternative Antriebe.
• Dokumentation des Materialverbrauchs und Nachweis von Einspar­potenzialen.
• Tourenoptimierung zur Reduzierung von Fahrzeiten und Emissionen.

Diese Aspekte können im Zuschlags­verfahren positiv bewertet werden – nicht nur der Preis zählt, sondern auch die Umwelt­verträglichkeit.

Kostenbewusstsein: Preis vs. Qualität

Eine rein preisgetriebene Ausschreibung kann dazu führen, dass wichtige Qualitäts­aspekte vernachlässigt werden – etwa kurze Reaktionszeit bei Glätte oder ausreichende Materialreserven. Kommunen sollten daher einen angemessenen Preis-Qualitäts-Mix anstreben.

Wir von winterdienst.nrw by CASSPI setzen dabei auf GPS-gesteuerte Fahrzeuge und eine digitale Einsatzdokumentation. Jeder Einsatz wird automatisch mit Wetterdaten, Einsatzzeiten und gefahrenen Strecken erfasst. Diese präzise Datengrundlage sorgt für maximale Transparenz gegenüber der Kommune, ermöglicht eine faire Leistungsbewertung und hilft, Kosten klar nachzuvollziehen. Gleichzeitig erlaubt unser System eine nachhaltige Ressourcenplanung und vermeidet unnötigen Streumittelverbrauch.

Zusammenarbeit mit dem Dienstleister

Ein erfolgreicher Winterdienst funktioniert nur im Zusammenspiel zwischen Kommune und Dienstleister. Dies beginnt bereits bei der Ausschreibung: Die Kommune sollte klar kommunizieren, welche Ansprechpartner, Abläufe und Eskalationsmechanismen gelten.

Im Vertragsverhältnis bedeutet das: Saison-Nachbesprechungen und ein offener Austausch über Verbesserungen im nächsten Winter. So lassen sich Erfahrungswerte optimal nutzen und künftige Einsätze effizienter gestalten.

winterdienst.nrw by CASSPI gilt in Nordrhein-Westfalen als einer der verlässlichsten Partner für kommunale Winterdienstaufträge. Durch moderne Technik, GPS-gesteuerte Fahrzeuge und eine vollständig digitale Dokumentation aller Einsätze bietet der Dienst ein Höchstmaß an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Qualität. Kommunen profitieren seit Jahren von planbaren Abläufen, kurzen Reaktionszeiten und einem Ansprechpartner, der nach ISO 9001und ISO 14001 zertifiziert ist – also sowohl für Qualitäts- als auch Umweltmanagement höchste Standards erfüllt.

Diese Kombination aus technischer Präzision, Erfahrung und nachhaltigem Handeln macht der Winterdienst von CASSPI zu einem idealen Partner für Kommunen, die langfristig zuverlässige und effiziente Winterdienstlösungen suchen.